Rechnungen erstellen - was ist bei der Erstellung einer Rechnung zu beachten?

Inhaltsverzeichnis
  1. Rechnungen erstellen in steuerpflichtigen Unternehmen
  2. 1.1 Die Bedeutung einer Rechnung
    1.2 Beispiel für eine Rechnung
    1.3 Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten
  3. Rechnungen erstellen in Unternehmen, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen
  4. Anmerkung zu Rechnungen als Garantiebeleg

1. Rechnungen erstellen in steuerpflichtigen Unternehmen

Der Paragraph (§) 14 des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) regelt das Erstellen von Rechnungen in steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen (§ 19 UStG) Unternehmen.

Wer sich einmal durch diesen Paragraphen durchkämpfen will klickt bitte hier. Alternativ gibt die oder der Interessierte § 14 UStG in eine Internet-Suchmaschine seiner Wahl ein.

1.1 Die Bedeutung einer Rechnung

Eine Rechnung ist erstmal nichts anderes, als ein Dokument, was Informationen über die geleistete bzw. gelieferte Sache oder Dienstleistung, die Zahlungsbedingungen und den Aussteller enthält. Die Rechnung wird auch als Faktura bezeichnet, weil man das Ausstellen einer Rechnung als Fakturierung bezeichnet.

Ein solches Rechnungsdokument kann in Papierform oder aber auch in digitaler Form übermittelt werden.
Gemäß dem bereits angeführten § 14 UStG, der die Vorgaben zum Ausstellungen von Rechnungen regelt, gilt jedes Dokument, mit dem eine Leistung und oder Dienstleistung abgerechnet wird, als Rechnung. Es ist unabhängig, ob das Dokument auch die Bezeichnung „Rechnung“ trägt.

Das Dokument (Rechnung) gilt als Grundlage für den Vorsteuerabzug.

1.2 Beispiel für eine Rechnung

Im folgenden Beispiel wird eine Rechnung der DJ-Metalery aus Rotenburg an der Fulda an die Stahlbau Kunz in Ingershofen dargestellt.

Das Unternehmen DJ-Metalery liefert gefertigte 5-Meter-Stahlrohre an das Unternehmen Stahlbau-Kunz, welches diese weiter verarbeitet bzw. weiter verkauft. In diesem Falle wird die Rechnung als Eingangsrechnung für Handelswaren verbucht.
Beispielhafte_Darstellung_einer_Rechnung_in_steuerpflichtigen_Unternehmen


Buchung_der_Rechnung

1.3 Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt unser oben angeführter § 14, speziell dessen Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 4 UStG).
  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus der Abbildung 1
    Das Leistende Unternehmen ist die DJ-Metalery
    Der Leistungsempfänger ist Stahlbau Kunz

  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus Abbildung 1
    Die in der Beispielrechnung angegebene Steuernummer lautet: 123/456/7xxx.
    Es versteht sich von selbst, dass die Steuernummer in der Praxis komplett aus Zahlen besteht. Im hiesigen Beispiel wurden die letzten drei Zahlen durch x ersetzt.

    Steuer-Nr.:123/456/7xxx
    Geschäftsführer D. Jäger

  3. das Ausstellungsdatum
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus Abbildung 1
    Das Ausstelldatum wird im Beispiel als Belegdatum bezeichnet und ist der 18.03.2015


    Bild_Datum

  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizie-rung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungs-nummer)
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus Abbildung 1
    In diesem Punkt ist die Rechnungsnummer gemeint, welche in unserem Beispiel als Belegnummer bezeichnet wird. Sie trägt die Nummer 5.


    Beleg_Nr

  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände o-der den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus Abbildung 1
    Im hiesigen Beispiel wurden 10 Stück 5-Meter-Rohr geliefert zum Gesamtpreis von 1.900,00 Euro netto geliefert. Daraus ergibt sich ein Einzelpreis von 190,00 Euro.


    Menge_Bezeichnung_Einzel_Gesamt

  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus Abbildung 1
    Hier geht es u.a. darum, wann die Leistung fällig und zu welchem Zeitpunkt die Rechnung zu begleichen ist. Im Beispiel wird davon ausgegangen, dass die 10 Stück 5 Meter Rohre mit der Rechnung geliefert worden sind. Die Zahlungsbedingungen, bzw. ein Hinweis bis wann die Rechnung zu begleichen ist, wird zumeist unten auf den Rechnungen angegeben.


    Zahlungbedingungen

  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettoumsatz, § 10 Abs. 1 S. 2 UStG) für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus Abbildung 1
    Gemäß dieser Vorschrift müssen die Nettobeträge der Rechnung, d.h. die Beträge oh-ne Mehrwertsteuer und die Steuerbeträge (hier 19 Prozent) auf der Rechnung aufgeschlüsselt sein. Auch sollte der Bruttobetrag aufgezeigt werden.


    Warenwert

    Anmerkung: Es gibt in Deutschland zwei gültige Steuersätze, nämlich 7 und 19 Prozent.
    Als „Faustregel“ kann man sich merken, dass die überwiegenden Lebensmittel sowie kulturelle Dienstleistungen (etwa Kino, Theater, Museum, Schwimmbad) mit 7 Prozent, alles Andere (z.B. Autos, Computer, etc.) mit 19 Prozent besteuert werden. Der dahinterstehende Sinn ist u.a., dass sich Jeder, egal ob arm oder reich, einen gewissen Lebensstandard leisten kann, der nicht durch den erhöhten Steuersatz verteuert werden soll.
    Aber wie gesagt, dass ist eine sehr grobe Faustregel, genaueres kann z.B. hier oder hier recherchiert werden.
    Schauen Sie doch einfach mal auf den Beleg (die Rechnung) wenn Sie im Discounter einen Wocheneinkauf tätigen. Auf dem Beleg/Dokument sind bestimmt beide Steuers-ätze mit Hinweis auf die jeweiligen Artikel ausgewiesen.

  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
    Erklärt anhand der Beispielrechnung aus Abbildung 1
    Hier kann überwiegend auf die Erklärung unter Punkt 7. sowie die dortige Abbildung verwiesen werden. Allerdings sei angemerkt, dass es auch Dienstleistungen gibt, die steuerfrei sind. Das ist z.B. bei ärztlichen und physiotherapeutischen Leistungen, aber auch bei Rechnungserstellern, die unter die Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG fallen, der Fall.

  9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
    Leider ist in diesem Falle keine Erklärung anhand der obigen Rechnung möglich. Aber unter bestimmten Umständen muss der Leistungserbringer (im Beispiel die DJ-Metalery) den Leistungsempfänger auf seine Aufbewahrungspflicht der Rechnung hinweisen. Beispielsweise gibt es das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Schwarz-ArbG), danach müssen Handwerker (etwa bei der Reparatur einer Heizungsanlage) den Kunden auf die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren hinweisen. Damit soll vermieden werden, dass der Kunde die Heizung „schwarz“, d.h. ohne Rechnung und da-mit auch ohne die Entrichtung der Mehrwertsteuer reparieren lässt.

  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe "Gutschrift".
    Auch in diesem Falle kann leider keine Erklärung anhand der beispielhaften Rechnung erfolgen. Nehmen wir aber folgenden Fall an: Die DJ-Metalery beauftragt einen selbstständigen Vertriebsprofi, der also nicht bei der DJ-Metalery angestellt ist. Dieser unterstützt die DJ-Metalery beim Absatz und Vertrieb (Verkauf) ihrer Produkte (Stahlrohre). Für jedes verkaufte Produkt erhält er anteilig einen vereinbarten Betrag. Den Betrag, den der selbstständige Vertriebsprofi für seine Tätigkeit als Entgelt er-hält, wird diesem als „Gutschrift“ ausgewiesen.
Hinweis: Eine sehr gute, aber anspruchsvolle Übersicht zu dem Thema „Ausstellen von Rechnungen“ gibt die Oberfinanzdirektion Niedersachsen auf ihrer Website.

2. Rechnungen erstellen in Unternehmen, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen

Es gibt in Deutschland eine s.g. Kleinunternehmerregelung, diese unterliegt dem Paragraphen 19 des Umsatzsteuergesetzes (§ 19 UStG). Diese Kleinunternehmerregelung „greift“, wenn ein Unternehmer im Vorjahr nicht mehr als 17.500,00 Euro erzielt hat und im aktuellen Ge-schäftsjahr nicht mehr als 50.000,00 Euro erzielen wird.

Diese Unternehmen unterliegen nicht der Umsatzsteuerpflicht, sind damit auch nicht berech-tigt, die Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen. Das heißt, sie müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig sind sie aber auch nicht berechtigt, die Vorsteuer auf Eingangsrechnungen beim Finanzamt zurückzufordern. Sie sind also nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft eine Rechnung, die gem. der Kleinunternehmerregelung ausgestellt worden ist.

Rechnung_gem

Was gehört auf eine Rechnung von Unternehmern, die der Umsatzsteuerpflicht gem. § 19 UStG nicht unterliegen?

Die nachfolgenden Inhalte sind auf einer Rechnung für Kleinunternehmer zwingend anzuführen:
  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
    Erklärt anhand Abbildung 2:
    Daniel Jäger

  2. Vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
    Erklärt anhand Abbildung 2
    Fabian Simon, Gethsemanestraße 11, 10437 Berlin

  3. Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungs-Datum)
    Erklärt anhand Abbildung 2
    In der Abbildung 2 welche als Beispiel dient, lautet das Rechnungs-Datum 07.04.2015.


    Rechnungsdatum

  4. Steuer-Nr. und/oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nr.
    Erklärt anhand Abbildung 2
    Die Steuernummer ist im Beispiel als „Steuernummer xxxxxxx“ ausgewiesen. In der Praxis enthält diese natürlich Zahlen.


    Dipl_Hdl

  5. Fortlaufende und einmalige Rechnungs-Nr.
    Erklärt anhand Abbildung 2
    Die Rechnungsnummer lautet im Beispiel „1“. Das heißt, dass dieses die erste Rechnung des Unternehmers Daniel Jäger ist. Vorher hat er also noch keine Rechnung er-stellt bzw. an einen Kunden ausgestellt.


    Rechnungsnummer

  6. Genaue Leistungsbeschreibung (Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung)
    Erklärt anhand Abbildung 2
    Die Leistung, welche hier gemäß der Beispielrechnung erbracht worden ist, lautet „Text für Rechnungswesen-verstehen“. Die Menge bzw. der Umfang beträgt 12,5 DIN A 4 Seiten.


    Texte_fu__r_RWV

  7. Der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung.
    Erklärt anhand Abbildung 2
    Als Zeitpunkt der Lieferung kann hier das Rechnungsdatum verstanden werden, da die Artikel von Daniel Jäger an den Leistungsempfänger Fabian Simon zeitgleich mit der Rechnung digital übermittelt werden. Weiteres ist dem nächsten Punkt zu entnehmen.

  8. Falls das Rechnungsdatum dem Leistungsdatum entspricht, ist der Vermerk: „Das Datum der Rechnung entspricht dem Leistungsdatum, ausreichend.
    Erklärt anhand Abbildung 2
    Wenn wir uns die Beispielrechnung der Abbildung 2 anschauen, ist dieser Hinweis auf der Rechnung abgedruckt.


    Leistungsdatum

  9. Es darf kein separater Umsatzsteuerausweis erfolgen.
    Wie im Einführungstext des Abschnittes „2“ dargestellt, darf der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen, weil er eben auch diese Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt abführen muss. Er darf sich aber auch keine Vorsteuer entsprechend bei Einkäufen von im „Geschäft“ benötigten Artikeln abziehen. Der nachfolgende Hinweis, wie dieser auch auf Abbildung 2 dargestellt ist, kann, muss aber nicht, auf der Rechnung abgedruckt werden

    Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UstG)

  10. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen sind anzugeben.
    In diesem Bereich können vorher vereinbarte Zahlungsbedingungen abgedruckt wer-den. Etwa dass der Betrag unter Abzug von 2 Prozent Skonto innerhalb von 10 Tagen zu entrichten ist.

3. Anmerkung zu Rechnungen als Garantiebeleg

Es gibt die landläufige Meinung, dass man die Originalrechnung benötigt, um einen Kauf nachzuweisen, um evtl. Gewährleistungs- und oder Garantieleistungen in Anspruch nehmen zu können. → Das ist Quatsch!

Bevor wir uns nochmals kurz und knapp den Pflichten des Käufers bei Inanspruchnahme einer Gewährleistungs- und oder Garantieleistung beschäftigen, soll an dieser Stelle der Unterschied zwischen Gewährleistung und Garantie erklärt werden.

Gewährleistung
Die Gewährleistung ist gesetzlich in § 437 BGB geregelt. Ein gewerblicher Verkäufer kann die Gewährleistung auf seine Artikel nicht ausschließen. Die Gewährleistungsdauer, welche im Gesetz als Verjährungsfrist der Mängelansprüche bezeichnet ist, wird in § 438 BGB geregelt.

In der Regel gilt die Gewährleistung für eine Sache (Computer, Smartphone, KFZ, etc.) zwei Jahre. Genaueres ist in dem genannten § 438 BGB geregelt.

Garantie
Eine Garantie ist im Gegensatz zur Gewährleistung keine Pflicht des gewerblichen Verkäufers. Garantie stellt also eine vollkommen freiwillige Leistung dar. Diese kann auch vom gewerblichen Verkäufer nach seinen Vorstellungen festgelegt werden, aber sie darf die Gewährleistung keinesfalls einschränken.

Welche Dokumente muss ich bereithalten, wenn ich eine Gewährleistung in Anspruch nehmen möchte?
Wie bereits in der Einführung beschrieben, ist es nicht notwendig, dass die Originalrechnung bei Inanspruchnahme einer Gewährleistung dem gewerblichen Verkäufer vorzulegen ist. Grundlage für die Gewährleistung bei einem Mangel (im Gesetz Sachmangel genannt) des Artikels (Im Gesetz Sache genannt [z.B. Laptop, Smartphone, etc.]) ist der Kaufvertrag. Dieser muss anhand von Belegen (z.B. Kontoauszügen, Kaufvertrag) oder auch durch eine dritte Person (etwa einen Zeugen) nachgewiesen werden. Selbstverständlich kann dafür auch die Originalrechnung bzw. ein Kaufbeleg oder Kassenbon genutzt werden.

Die Garantie ist, wie oben beschrieben eine freiwillige Leistung des gewerblichen Verkäufers bzw. des Herstellers. Dieser kann in die Garantiebedingungen durchaus hineinschreiben, dass die Garantie nur unter Vorlage der Rechnung in Anspruch genommen werden kann. Natürlich setzt das voraus, dass der gewerbliche Verkäufer auch eine entsprechende Rechnung ausgestellt hat.

Anmerkung: In diesem Abschnitt „3“ ist permanent vom gewerblichen Verkäufer die Rede. Das liegt einfach daran, dass ein privater Verkäufer nicht zwingend einer Gewährleistungspflicht unterliegt. Er muss also keine Gewährleistung „anbieten“. Dieses muss aber im Kauf-vertrag festgelegt werden. Denken Sie also daran, wenn Sie privat ein Notebook, Smartphone o.ä. verkaufen. Sofern Sie die Gewährleistung bei einem gebrauchten Artikel nicht ausschließen, unterliegen Sie der Gewährleistungspflicht.

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Kategorie: Rechnungen

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