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Erfolgreiche Projektplanung

Jedem erfolgreichen Projekt geht eine ausgiebige Projektplanung voraus. Dabei gilt es, alle Eventualitäten zu bedenken und Meilensteine zu setzen. Meilensteine kennzeichnen den Fortgang des Projektes und erlauben es, den Zwischenstand abzuschätzen. So kann man eine Verzögerung im Ablauf frühzeitig erkennen und eine verbesserte Strategie einschlagen.

Wohin führt der Weg?

Ganz gleich, ob Sie für ein eigenes Projekt planen oder Projekte im Auftrag durchführen, zwei Dinge müssen vorab zwingend geklärt werden: Wer ist zuständig und was ist das Ziel? Beginnend an diesem Punkt kommen Sie schnell zu der Frage der Human Resources, nämlich, wie viel Personal muss vorhanden sein, um das Projekt erfolgreich abzuwickeln. Die Mitarbeiter benötigen auch die entsprechende Befähigung. Eventuell müssen Sie für die Umsetzung noch Fachpersonal engagieren.

Zeitrahmen und Kostenfrage sind weitere Themen, die im Fokus bleiben sollten, und zwar über die gesamte Projektdauer. Ob Sie Ihren Zeitplan einhalten, sagen Ihnen die Meilensteine, doch was ist mit den Kosten? Der Kostenrahmen ist naturgemäß schwer zu planen. Steigende Preise und unerwartete Verzögerungen im Ablauf lassen die Kosten mancher Projekte mitunter in die Höhe schnellen. Geschieht dies, sollte umgehend geprüft werden, ob die Kosten zu bestreiten sind oder es andere Wege gibt, das Ziel dennoch zu erreichen.

Gibt es jemanden, der das Sagen hat?

Flache Hierarchien schaden Ihrem Projekt erfahrungsgemäß. Zwar mag es sich mancher ganz angenehm vorstellen, doch jedes erfolgreiche Projekt besitzt eine zentrale Anlaufstelle. Wenn hier auch Entscheidungsbefugnisse vorliegen, kann manche Abkürzung gefunden werden. Von dieser Stelle ausgehend ist auch das Controlling zu steuern. Haben Ihre Mitarbeiter Probleme mit dem Begriff und verstehen ihn als Kontrolle ihrer Arbeitstätigkeit, klären Sie das im Vorfeld. Controlling ist wichtig, um jederzeit zu wissen, ob aktuelle Punkte bearbeitet wurden. Gerade dann, wenn mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen beteiligt sind, ist der Überblick sonst schnell verloren.

Projektplanung bezieht alle diese und weitere Punkte mit ein. Ohne Projektplanung agieren Sie im Ungewissen. Das mag für überschaubare Projekte noch gut hinnehmbar, für den großen Wurf langt es sicher nicht. Ein letzter Rat: Kommunikation ist alles. Dazu bedarf es einer vertrauensvollen Atmosphäre der Zusammenarbeit. Erst dann ist die Kommunikation nicht mehr einseitig (Chef an Untergebene), sondern die Mitarbeiter bereichern das Projekt mit eigenen Ideen und eröffnen fehlerhafte Prozesse, bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist.

Über den Autor ()

Fabian Simon (Jahrgang 84 ), Hüter der Buchungssätze & Betreiber von rechnungswesen-verstehen.de.

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