Gutschriften an Kunden aufgrund von Rücksendungen - Buchungen

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Es gibt Situationen im Geschäftsleben, in denen defekte oder gar falsche Ware beim Kunden ankommt. Gründe dafür können vielfältig sein. Ggf. gab es bereits Fehler im Absatzbereich des Unternehmens selbst, etwa das ein Mitarbeiter falsche Ware an den Kunden verpackt und versendet hat oder das die Ware auf dem Transportweg beschädigt oder verdorben ist. In diesen Fällen kommt es oftmals zu Rücksendungen von Kunden. Im Fachjargon wird die Abteilung im Unternehmen, in der Rücksendungen von Kunden bearbeitet werden, als Customer-Return oder C-Return bezeichnet.

Beispiel aus dem Privatleben: Bestimmt haben Sie auch schon mal etwas im Internet gekauft, was Sie dann – aus welchen Gründen auch immer – an den Verkäufer (i.d.R. ein Unternehmen) zurückgeschickt haben.

Macht der Kunde von seinem Recht auf Rücksendung gebrauch, muss die ursprüngliche Buchung des Zielverkaufs der eigenen Erzeugnisse (oder Handelsware), in dem Maße rückgängig gemacht werden, in dem der Kunde die defekte Ware zurückschickt.

Beispiel - Gutschrift an Kunden (Rücksendungen) mit Buchungen 

Die DJ-Metalery versendet am 12.03.2016 zehn (10) Stahlrohre per Logistiker an die Ident‑Construction GmbH. Das Unternehmen konstruiert, speziell für den Schwerlastverkehr Brücken und baut diese auch auf. Für ein Stahlrohr berechnet die DJ-Metalery einen Nettoverkaufspreis von 1.250,00 Euro, sodass der Rechnungsauszug an die Ident-Construction GmbH am 12.03.2016 ungefähr folgende Gestalt haben könnte.

Anmerkung: Lieferkosten werden hier aus Gründen der Einfachheit vernachlässigt.



Die DJ-Metalery führt für diesen Zielverkauf die folgende Buchung durch.

Die Konten „(2400) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, (5000) Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse und (4800) Umsatzsteuer“ in der DJ-Metalery sollten nun folgende Bestände haben, wenn angenommen wird, das auf dem Konto „(2400) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ein Anfangsbestand von 25.000,00 Euro verbucht ist.



Im Wareneingang der Ident-Construction GmbH fällt am 15.03.2016 auf, dass bei einem Stahlrohr die Schweißnaht gerissen ist und dieses so nicht mehr im Brückenbau verarbeitet werden kann. Nach einer kurzen Rücksprache mit der DJ-Metalery wird das defekte Stahlrohr am 15.03.2016 an den Hersteller (DJ-Metalery) zurückgeschickt. Dort erstellen die Mitarbeiter am gleichen Tag die Gutschrift für das defekte Rohr (Nettopreis 1.250,00), erfassen die Rücksendung und führen folgende Buchung durch:
Der ursprüngliche Buchungssatz wird einfach umgedreht und mit den Werten der zurückgesendeten Ware versehen

Nun sollten die oben genannten Konten in der DJ-Metalery die folgenden Bestände aufweisen

Zusammenfassung

Wenn eine Gutschrift (z.B. für ein zurückgeschicktes defektes Produkt / Stahlrohr) erstellt wird, muss dieser Gutschrift ein Geschäftsfall (im Beispiel der Verkauf von Stahlrohren) vorausgegangen sein. Im Falle eines Zielverkaufs von eigenen Erzeugnissen (z.B. Stahlrohre) führt das absetzende Unternehmen folgende Buchung durch

Erfolgt nun eine Gutschrift über einen bestimmten Betrag, muss der Buchungssatz einfach umgedreht werden, und mit den Beträgen der zurückgeschickten (defekten) Ware gemäß der Ware verbucht werden.

Abschlussbemerkung bzgl. der Umsatzsteuer

Wie den dargestellten Buchungssätzen zu entnehmen ist, muss selbstverständlich die Umsatzsteuer korrigiert werden, wenn es zu einer Gutschrift an einen Kunden kommt. Die Umsatzsteuer errechnet sich immer aus dem verkauften Nettopreis. Hat ein Unternehmen nun zehn (10) Stahlrohre für 12.500,00 Euro verkauft, so beträgt die Umsatzsteuer (12.500,00 ⋅ 0,19=) 2375,00 Euro. Wird nun ein Stahlrohr beanstandet und zurückgeschickt, hat das Unternehmen tatsächlich nur neun (9) Stahlrohre verkauft und muss auch nur für diese neun Stahlrohre und den dazugehörigen niedrigeren Umsatz (9 ⋅1.250,00), entsprechend Umsatzsteuer (9 ⋅1.250,00 ⋅ 0,19=2.137,50) an das Finanzamt abführen. So ist es zu erklären, dass einerseits die Beträge auf dem Konto „(2400) Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ sinken, genauso wie die Beträge auf dem Konto „(4800) Umsatzsteuer“.

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